Бекiтемiн
Астрахан ауданының мемлекеттiк
архивiнiң директоры
____________ З. Аманжолова
___ ____________ 2022 жыл
Астрахан ауданының мемлекеттік архивінің 2023 жылға арналған жұмыс ЖОСПАРЫ КІРІСПЕ
2023 жылы мемлкеттiк архивтiң барлық iс әрекетi Қазақстан Республикасының Президентi К. Токаевтың Жолдауын жүзеге асыруға, сонымен бiрге мұрағаттық iстiң iске асырылуына және әрi қарай дамытылуына, Ұлттық архив қорының құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге, сақталуда бар құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратын жүзеге асыруға, оларды жан жақты қолдануға, атқарылып жатқан жұмыстарды ғылыми-әдiстемелiк әрекеттерiмен қамтамасыз етуге бағытталады.
Архив ісін дамытуға және жетілдіруге, Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге, сақталған құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құруға және жетілдіруге, оларды жан-жақты пайдалануға, құжаттарды цифрлық форматқа ауыстыруға, ақпараттық технологияларды енгізуге ерекше назар аударылатын болады.
Сондай-ақ Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 29 наурыздағы № 173 қаулысымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына, ведомстволық және жеке архивтердің құжаттарды сақтау мерзімдері, қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидалары бар үлгілік құжаттар тізбесіне, заңға сәйкес құжаттармен жұмыс жетілдірілетін болады Архив саласында мемлекеттік қызметтер көрсету қағидалары.
Архивтiң сараптамалық комиссиясы отырыстарында семинарларды өткiзу және даярлау бойынща материалдар, естелiк және айтулы күндерiнiң жыл сайынғы күнтiзбесi қарастырылатын болады.
«Архив анықтамаларды, архивтік құжаттар немесе архивтік үзінділерді беру» мемлкеттiк қызметiнiң сапалы және уақытылы берiлуi жөнiндегi мәселелер үнемi бақылауда болады.
1. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттiк есепке алуды және оның сақталуын қамтамасыз ету.
Ауданның мемлекеттік архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бөлігіндегі жұмысы материалдық-техникалық базаны нығайтуға және Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды ұйымдастыруды жетілдіруге бағытталатын болады. Осы мақсатта-қорғау бойынша қажетті іс-шараларды өткізу және 2 бейнебақылау, өртке қарсы қауіпсіздік, тиісті санитарлық-гигиеналық және температуралық-ылғалдылық режимдерін сақтау.
Төмендегiде көрсетiлген жұмыстар түрлерiн өткiзу жоспарланып отыр:
1. Қағаз түріндегі құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту, оның ішінде қалпына келтіру, толтыру, мұқабасын ауыстыру – 338 дана, 18919 парақ. (№ 1 қосымша).
2. Құжаттарды картонға салу, қайта картонға салу - барлығы 911 іс, оның ішінде:
қайта картонға салу - 541 сақтау бірлігі: (№ 2-қосымша,)
жаңадан қабылданған құжаттарды - 375 сақтау бірлігі: (№ 3-қосымша)
3. Iстердiң жағдайын және бар санын тексеру: - 875 сақталу бiрлiгi: (№ 4 қосымша)
4. Келесi қорлардың құжаттар топтамасын ашып қарау және бар санын тексеру - 6 қор: (№ 5 қосымша).
5. Құжаттарды қабылдау - 375 сақтау бірлігі, 2023 жылда құжаттарды тапсыру жөнiндегi аудан әкiмiмен бекiтiлген тiзiмге сәйкес (№ 7 қосымша).
6. 400 000,00 теңгеге ақылы қызмет көрсету жоспарлануда. Астрахан аудандық аумақтық сайлау комиссиясы құжаттарын өңдеу. Сақтау даналары сайлау аяқталғаннан кейін белгілі болады.
Арнайы қажеттi температуралық-ылғалды және санитарлық-гигиеналық тәртiптi ұстану жопарланды. Тоқсан сайын санитарлық тазалық күндерiн өткiзу қажет.
2. ҚР ҰМҚ қалыптастыру. Ведомстволық архивтердi басқару жөнiндегi әдiстемелiк-ұйымдастырушылық жұмыстары және мекемелердiң,
ұйымдардың, кәсiпорындардың iс жүргiзуiнде құжаттарды әзiрлеу.
Аталған бағыт бойынша атқарылатын жұмыстарда негiзгi зейiні ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарының сапалы әзiрленуiне, қамтамасыз етiлуiне , мемлекеттiк сақталуға құжаттарды iрiктеп алуының сапалы болуына аударылатын болады.
Iстердiң номенклатурасын, ведомстволық архивтер және сарапшылық комиссия туралы ережелердi жетiлдiруге әдiстемелiк және практикалық көмек көрсетiледi.
Тоқсанына бір рет ауданның ауылдық округтерінің, мемлекеттік мекемелерінің және ұйымдарының іс қағаздарын жүргізу және ведомстволық мұрағаттарының жауапты қызметкерлерімен «Мемлекеттік архивке «Е-архив» АЖ арқылы құжаттарды қалыптастыру және рәсімдеу тәртібі», ««Е-архив»АЖ арқылы істер номенклатурасын құру және рәсімдеу», «Нормативтік құқықтық құжаттарды ресімдеу тәртібі», «Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу» тақырыптарында оқу-семинарлары мен шеберлік сағаттарын өткізу жоспарлануда.
Үнемi сақталу мерзiмiндегi жеке құрам бойынша құжаттарды әзiрлеу үшiн, iстердiң тiзiмдемесiн әзiрлеу, практикалық маңыздылығы жоқ құжаттарды жою үшiн жасалатын актiлерге үнемi практикалық және әдiстемелiк көмек көрсетiлетiн болады.
3. Ақпараттық-iздестiру жүйелерiн әзiрлеу, ғылыми ақпарат,
құжаттарды пайдалану.
Ұйымдастыру жоспарлануда:3
көрмелері - «Майданнан келген хаттар», «Архив ардагерлері»;
экскурсиялар - «Архивтегі экскурсия- уақытқа саяхат», «Біздің мамндық осындай-тарихты сақтау»;
сабақтар - «Менің Отаным - Қазақстан», «Конституция-основной закон нашей жизни».
Аудандық «Маяк» газетiнде басылымдар тақырыбы: «Так создавалась газета», «Великий подвиг», «Звенит последний звонок», «Пусть всегда будет солнце», «Конкурс медсестер», «С праздником, учитель!».
Мемлекеттiк архивтiң сайтында архив iс әрекеттерi туралы ақпаратты орналастыру бойынша жұмыстар жалғастырылады.
Алыс және жақын шет елдерi азаматтарынан, Қазақстан Республикасының ұйымдарынан келiп түскен тематикалық, әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұраныстарын орындау жұмыстары жандандырылады. Бұл жағдайда, мәтiн құрылымының түзетiлуi, бар болуына көз жеткiзiлуi, уақытылы жасалғандығы, толықтылығы назарға алынады.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінді көшірмелер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартымен регламенттелетін сұрау салуларға ерекше назар аударылатын болады. Осы мақсаттар үшін БАҚ-та әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуларды орындау бойынша архивтің жұмысы туралы мақала жариялау; мерзімді баспасөзде электрондық үкімет порталы арқылы Архивтік анықтамаларды алудың артықшылықтары туралы хабарландыру орналастыру; әлеуетті алушыларды азаматтардың жеке консультациялары арқылы архивтік ақпаратты алу мүмкіндіктері туралы хабардар ету көзделеді. «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» заңдағы өзгерістерді зерделеу мақсатында «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінді көшірмелерді беру» мемлекеттік қызмет көрсету жөніндегі Стандарт, регламент, өтініштерді ресімдеу кезінде қателіктердің алдын алу, Мемлекеттік корпорация арқылы жұмысты жандандыру мақсатында «Ақмола облысы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорация» КЕАҚ Астрахан аудандық филиалы бөлімінің қызметкерлерімен тоқсан сайын семинарлар өткізу белгіленді.
Каталогизациялау 20 сақтау бiрлiгi, тематикалық карточкаларды құю - 25.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлердiң бiлiктiлiгiн арттыру
Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
Аппараттық оқуларда қызметкерлердiң бiлiктiлiгiн арттыру үшiн архив iсi мәселелерi жөнiнде нормативтi-құқықтық актiлердi жан жақты зерделеу ұйымдастырылатын болады.
БЭАҚ АЖ енгізу (тізімдеме бөлімдері, парақты сканерлеу):
- № 113 қор «Астрахан ауданы әкімінің аппараты». Құжаттарды цифрландыру
(сканерлеу) – 468 сақтау бірлігі, 49406 парақ.
- № 191 қор «Образцовый» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 25
сақтау бірлігі, 1126 парақ.
3. № 192 қор «Красногвардейский» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 9 сақтау бірлігі, 488 парақ.
4. № 195 қор «Острогорский» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) –27 сақтау бірлігі, 1596 парақ.
5. № 196 қор «Жарсуат» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 8 сақтау бірлігі, 654 парақ.
6. № 197 қор «Кайнар» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 6 сақтау бірлігі, 394 парақ.
7. № 198 қор «Кызылжар» ӘКК. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 9 сақтау бірлігі, 635 парақ.
8. № 201 қор «Шишов Е.И» ШҚ. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 51 сақтау бірлігі, 1401 парақ.
9. № 162 қор Астрахан аудандық маслихаты. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 318 сақтау бірлігі, 15900 парақ.
10. № 1001/34 қор Астрахан аудандық халық депутаттары Кеңесі және оның атқару комитеті. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 954 сақтау бірлігі, 95400 парақ.
