Утверждаю
директор КГУ
«Государственный архив
Астраханского района» управления
цифровизации и архивов
_________________Т. Мухамеджанов
____ ______________ 2023 года
ПЛАН работы государственного архива Астраханского района на 2024 год
ВВЕДЕНИЕ
В 2024 году деятельность государственного архива будет направлена на реализацию Послания Президента страны К. Токаева народу Казахстана, Комплексного плана мероприятий по реализации проекта «Архив-2025» на 2021–2025 годы, Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», нормативно-правовых актов Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.
Особое внимание будет уделено развитию и совершенствованию архивного дела, обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда, созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннему использованию, переводу документов в цифровой формат, внедрению информационных технологий.
Также будет совершенствоваться работа с документами в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, Законом Республики Казахстан «О государственных услугах», Правил оказания государственных услуг в области архивного дела.
На заседаниях экспертной комиссии архива будут рассматриваться материалы по подготовке и проведению семинаров, ежегодного календаря памятных и знаменательных дат.
На постоянном контроле будут вопросы своевременного и качественного исполнения государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
2
Работа государственного архива района в части обеспечения сохранности документов будет направлена на укрепление материально-технической базы и совершенствование организации хранения документов Национального архивного фонда. В этих целях – проведение необходимых мероприятий по охране и
видеонаблюдению, противопожарной безопасности, поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов.
Планируется проведение следующих видов работ:
- Улучшение физического состояния документов на бумажной основе, в том числе реставрация, подшивка, замена обложек - 250 ед.хр., 10150 листов
(приложение № 1).
- Картонирование, перекартонирование документов - всего 809 дел, в том числе:
перекартонирование – 619 ед.хр.: (Приложение № 2)
вновь принятых документов: 190 ед.хр., (Приложение № 3)
3. Проверка наличия и состояния дел – 654 ед.хр.: (Приложение № 4)
4. Проверка наличия и выверка комплектов документов –4 фонда (Приложение № 5).
5. Прием документов – 190 ед.хр. Согласно графику сдачи документов на 2024 год, утвержденного акимом района. (Приложение № 7).
6. Планируется оказать платные услуги на сумму 150 000, 00 тенге. ГККП «Агротехнический колледж, село Астраханка» при управлении образования Акмолинской области, в количестве 30 дел.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании номенклатур дел, положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии в реорганизуемых отделах, работа по наполнению набдюдательных дел организаций и учреждений района.
Раз в квартал планируется проведение семинар - обучений, мастер-классов с ответственными работниками за делопроизводство и ведомственный архив сельских округов, госучреждений и организаций района на темы «Порядок формирования и оформления дел для передачи на хранение в госархив через ИС «Е-архив», «Составление и оформление номенклатуры дел через ИС «Е-архив», «Порядок составления нормативно-правовых документов», «Проведение экспертизы ценности документов».
Постоянно будет оказываться практическая и методическая помощь в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу,
составлении описи дел, НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
3
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
Планируется организовать:
выставки – на тему «Архивтің жұмыс күндері»;
экскурсии по архиву «Архив – бұл қағаз қоймасы емес»; «Біздің мамандығымыз- тарихты сақтау».
уроки «Егер Біз болмасақ кім?», «Ұлы Отан соғысына қатысушының туғанына 105 жыл толуына арналған сабақ Социалистік Еңбек Ері Асаинов Жаппархан».
Публикация статей в районной газете «Маяк» на темы: «Вечер талантливых», «Большая сила», «Годы Отечественной не забыты», «Памяти Ветеранов ВОВ», «Сельский фельдшер», «Встреча учащихся с будущими механизаторами», «Наш почтальон».
На сайте госархива будет продолжаться работа по размещению информаций о деятельности архива.
Будет активизирована работа по исполнению запросов граждан социально-правового, тематического характера, поступающих от граждан и организаций Республики Казахстан, дальнего и ближнего зарубежья. При этом обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность, корректность в изложении текста.
Особое внимание будет уделяться запросам, регламентируемым Правилами оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Для этих целей предполагается публикация статьи о работе архива по исполнению запросов социально-правового характера в СМИ; размещение объявлении о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства в периодической печати; информирование потенциальных получателей о возможностях получения архивной информации посредством индивидуальных консультаций граждан. С целью изучения изменений в Законе «О государственных услугах», правил по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Государственную корпорацию, намечено ежеквартальное проведение семинаров с работниками отдела Астраханского районного филиала НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области», 2 акции с распространением буклетов «Как получить архивную справку».
Каталогизация 20 ед. хр., вливание тематических карточек- 25.
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации
кадров. Социальное развитие коллектива.
На аппаратных учебах для повышения квалификации сотрудников будет организовано всестороннее изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и другим нормативно-правовым документам.
4
Внесение в ИС ЕЭАД (разделов описи, сканирование листов):
1. Фонд № 21 «Управление сельского хозяйства исполнительного комитета Астраханского районного Совета депутатов трудящихся». Оцифровка документов (сканирование) - 882 ед.хр., 119081 листов.
2. Фонд № 39 «Краснооктябрьский сельский Совет народных депутатов и его исполнительный комитет». Оцифровка документов (сканирование) - 665 ед.хр., 28181 листов.
3. Фонд № 144 ГУ «Аппарат акима Жалтырского сельского округа». Оцифровка документов (сканирование) - 423 ед.хр., 16189 листов.
Директор госархива Т. Мухамеджанов
