Бекiтемiн
Цифрландыру және архивтер
басқармасы «Астрахан ауданының
мемлекеттiк архивi» КММ
директоры
____________ Т. Мухамеджанов
___ ____________ 2023 жыл
Астрахан ауданының мемлекеттік архивінің 2024 жылға арналған жұмыс ЖОСПАРЫ
КІРІСПЕ
2024 жылы мемлекеттік мұрағаттың қызметі ел Президенті Қ.Тоқаевтың Қазақстан халқына Жолдауын, 2021-2025 жылдарға арналған «Мұрағат-2025» жобасын іске асыру жөніндегі кешенді іс-шаралар жоспарын, «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңын, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Нормативтік-құқықтық актілерін іске асыруға бағытталатын болады.
Архив ісін дамытуға және жетілдіруге, Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге, сақталған құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құруға және жетілдіруге, оларды жан-жақты пайдалануға, құжаттарды цифрлық форматқа ауыстыруға, ақпараттық технологияларды енгізуге ерекше назар аударылатын болады.
Сондай-ақ Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 бұйрығымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда электрондық құжат айналымы жүйелерін құжаттау, құжаттаманы басқару және пайдалану қағидаларына, сақтау мерзімін, қабылдау қағидаларын көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесіне сәйкес құжаттармен жұмыс жетілдірілетін болады, Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың, «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңының, Мұрағат дела саласында мемлекеттік қызметтер көрсету қағидаларының сақтауы, есепке алуы және пайдалануы.
Архивтiң сараптамалық комиссиясы отырыстарында семинарларды өткiзу және даярлау бойынща материалдар, естелiк және айтулы күндерiнiң жыл сайынғы күнтiзбесi қарастырылатын болады.
«Архивтік анықтамаларды, архивтік құжаттар немесе архивтік үзінділерді беру» мемлкеттiк қызметiнiң сапалы және уақытылы берiлуi жөнiндегi мәселелер үнемi бақылауда болады.
1.Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік есепке алу
Ауданның мемлекеттік архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бөлігіндегі жұмысы материалдық-техникалық базаны нығайтуға және Ұлттық архив
2
қорының құжаттарын сақтауды ұйымдастыруды жетілдіруге бағытталатын болады. Осы мақсатта-қорғау бойынша қажетті іс-шараларды өткізу және бейнебақылау,
өртке қарсы қауіпсіздік, тиісті санитарлық-гигиеналық және температуралық-ылғалдылық режимдерін сақтау.
Төмендегiде көрсетiлген жұмыстар түрлерiн өткiзу жоспарланып отыр:
1. Қағаз түріндегі құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту, оның ішінде қалпына келтіру, толтыру, мұқабасын ауыстыру – 250 дана, 10150 парақ. (№ 1 қосымша).
2. Құжаттарды картонға салу, қайта картонға салу - барлығы 809 іс, оның ішінде:
қайта картонға салу - 619 сақтау бірлігі: (№ 2-қосымша,)
жаңадан қабылданған құжаттарды - 190 сақтау бірлігі: (№ 3-қосымша)
3. Iстердiң жағдайын және бар санын тексеру: - 654 сақталу бiрлiгi: (№ 4 қосымша)
4. Келесi қорлардың құжаттар топтамасын ашып қарау және бар санын тексеру - 3 қор: (№ 5 қосымша).
5. Құжаттарды қабылдау - 190 сақтау бірлігі, 2024 жылда құжаттарды тапсыру жөнiндегi аудан әкiмiмен бекiтiлген тiзiмге сәйкес (№ 7 қосымша).
6. 150 000, 00 теңге сомасына ақылы қызмет көрсету жоспарлануда. Ақмола облысы білім басқармасының жанындағы «Агротехникалық колледж, Астраханка ауылы» МКҚК 30 іс көлемінде.
2. ҚР ҰАҚ қалыптастыру. Мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуінде ведомстволық архивтерге және құжаттарды ұйымдастыруға ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылық жасау.
Аталған бағыт бойынша атқарылатын жұмыстарда негiзгi зейiні ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарының сапалы әзiрленуiне, қамтамасыз етiлуiне , мемлекеттiк сақталуға құжаттарды iрiктеп алуының сапалы болуына аударылатын болады.
Қайта ұйымдастырылатын бөлімдерде істер номенклатурасын, ведомстволық архив және сараптамалық комиссия туралы ережелерді жетілдіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсету, аудан ұйымдары мен мекемелерінің байқау істерін толтыру бойынша жұмыс көзделеді.
Тоқсанына бір рет ауданның ауылдық округтерінің, мемлекеттік мекемелерінің және ұйымдарының іс қағаздарын жүргізу және ведомстволық мұрағаттарының жауапты қызметкерлерімен «Мемлекеттік архивке «Е-архив» АЖ арқылы құжаттарды қалыптастыру және рәсімдеу тәртібі», ««Е-архив»АЖ арқылы істер номенклатурасын құру және рәсімдеу», «Нормативтік құқықтық құжаттарды ресімдеу тәртібі», «Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу» тақырыптарында оқу-семинарлары мен шеберлік сағаттарын өткізу жоспарлануда.
Құжаттарды өңдеуде тұрақты сақтау мерзімінде және жеке құрам бойынша практикалық және әдістемелік көмек үнемі көрсетілетін болады, іс тізімдемесін, ҰҚА, практикалық маңыздылығын жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді жасалады.
3. Ақпараттық-iздестiру жүйелерiн әзiрлеу, ғылыми ақпарат,
құжаттарды пайдалану.
Ұйымдастыру жоспарлануда:
3
көрмелері - «Архивтің жұмыс күндері»;
экскурсиялар - «Архив – бұл қағаз қоймасы емес»; «Біздің мамандығымыз- тарихты сақтау».
сабақтар - «Егер Біз болмасақ кім?», «Ұлы Отан соғысына қатысушының туғанына 105 жыл толуына арналған сабақ, Социалистік Еңбек Ері Асаинов Жаппархан».
Аудандық «Маяк» газетінде «Вечер талантливых», «Большая сила», «Годы Отечественной не забыты», «Памяти Ветеранов ВОВ», «Сельский фельдшер», «Встреча учащихся с будущими механизаторами», «Наш почтальон» тақырыптарында мақалалар жариялау.
Мемлекеттiк архивтiң сайтында архив iс әрекеттерi туралы ақпаратты орналастыру бойынша жұмыстар жалғастырылады.
Алыс және жақын шет елдерi азаматтарынан, Қазақстан Республикасының ұйымдарынан келiп түскен тематикалық, әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұраныстарын орындау жұмыстары жандандырылады. Бұл жағдайда, мәтiн құрылымының түзетiлуi, бар болуына көз жеткiзiлуi, уақытылы жасалғандығы, толықтылығы назарға алынады.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінді көшірмелер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартымен регламенттелетін сұрау салуларға ерекше назар аударылатын болады. Осы мақсаттар үшін БАҚ-та әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуларды орындау бойынша архивтің жұмысы туралы мақала жариялау; мерзімді баспасөзде электрондық үкімет порталы арқылы Архивтік анықтамаларды алудың артықшылықтары туралы хабарландыру орналастыру; әлеуетті алушыларды азаматтардың жеке консультациялары арқылы архивтік ақпаратты алу мүмкіндіктері туралы хабардар ету көзделеді. «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» заңдағы өзгерістерді зерделеу мақсатында «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінді көшірмелерді беру» мемлекеттік қызмет көрсету жөніндегі Стандарт, регламент, өтініштерді ресімдеу кезінде қателіктердің алдын алу, Мемлекеттік корпорация арқылы жұмысты жандандыру мақсатында «Ақмола облысы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорация» КЕАҚ Астрахан аудандық филиалы бөлімінің қызметкерлерімен тоқсан сайын семинарлар өткізу белгіленді.
Каталогизациялау 20 сақтау бiрлiгi, тематикалық карточкаларды құю - 25.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлердiң бiлiктiлiгiн арттыру
Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
Аппараттық оқуларда қызметкерлердiң бiлiктiлiгiн арттыру үшiн архив iсi мәселелерi жөнiнде нормативтi-құқықтық актiлердi жан жақты зерделеу ұйымдастырылатын болады.
БЭАҚ АЖ енгізу (тізімдеме бөлімдері, парақты сканерлеу):
- № 21 қор «Астрахан аудандық еңбек депутаттары Кеңесінің Атқару
Комитетінің ауыл шаруашылығы басқармасы». Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 882 сақтау бірлігі, 119081 парақ.
- № 39 қор «Краснооктябрь ауылдық халық депутаттары Кеңесі және оның
Атқару Комитеті». Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 665 сақтау бірлігі, 28181 парақ.
4
3. № 144 қор «Жалтыр ауылдық округі әкімінің аппараты» ММ.. Құжаттарды цифрландыру (сканерлеу) – 423 сақтау бірлігі, 16189 парақ.
Архив директоры Т.Мухамеджанов
